Khởi nghiệp kinh doanh quán cafe, ngoài các vấn đề về vốn, nhân sự, mặt bằng,... Vận hành cũng là một trong những thách thức đối với người làm chủ. Việc quản lý đồng thời nhiều khâu như nguyên liệu, nhân viên, doanh thu, khách hàng... là một bài toán nan giải đòi hỏi sự tỉ mỉ và kinh nghiệm.
Tuy nhiên, nhờ sự phát triển của công nghệ, sự ra đời của các phần mềm quản lý quán cafe đã phần nào giúp các anh chị chủ quán dễ dàng hơn trong việc quản lý quán. Với những tính năng thông minh và tiện lợi, chúng giúp những chủ quán dễ dàng tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong bài viết này, hãy cùng Smartlink review nhanh 5 phần mềm quản lý quán cafe phổ biến năm 2024.
1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?
Phần mềm quản lý quán cafe là một ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các chủ quán cafe trong quá trình quản lý và vận hành quán một cách dễ dàng và trơn tru.
Với tính năng quản lý bán hàng, quản lý kho, nhân viên, báo cáo doanh thu chi tiết... phần mềm quản lý quán cafe là công cụ không thể thiếu để vận hành quán cafe một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
2. Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe
Tiết kiệm thời gian
Phần mềm quản lý quán cafe giúp tự động hóa hầu hết các quy trình quan trọng như ghi nhận và xử lý đơn hàng, quản lý kho, tính toán doanh thu. Thay vì phải xử lý bằng tay hoặc sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ, mọi thao tác được gom lại trong một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, các chủ quán và nhân viên không còn phải mất quá nhiều thời gian vào việc kiểm kê hàng hóa hay ghi chép thủ công, giảm thiểu sai sót và giúp quy trình vận hành trở nên mượt mà hơn. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian dành cho công việc khác, như chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh.
Tăng trải nghiệm khách hàng
Khi sử dụng phần mềm, khách hàng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp từ việc gọi món đến thanh toán. Thời gian chờ đợi để gọi món và nhận hóa đơn giảm đáng kể nhờ quy trình làm việc nhanh gọn và thông suốt. Khách hàng có thể dễ dàng đặt món qua máy POS hoặc thiết bị điện tử, giúp trải nghiệm tại quán trở nên hiện đại và tiện lợi hơn. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ thanh toán qua nhiều phương thức khác nhau như thẻ tín dụng, ví điện tử, tạo sự linh hoạt và thuận tiện tối đa cho khách hàng.
Theo dõi và phân tích doanh thu
Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý là khả năng theo dõi và phân tích doanh thu một cách chính xác và chi tiết. Từ số lượng đơn hàng, doanh thu hàng ngày đến chi phí nguyên liệu, tất cả đều được cập nhật và hiển thị qua báo cáo trực quan. Những số liệu này không chỉ giúp chủ quán biết rõ tình hình kinh doanh mà còn hỗ trợ ra quyết định kịp thời, chẳng hạn như điều chỉnh giá cả, tối ưu hóa hàng tồn kho hoặc lên kế hoạch khuyến mãi. Nhờ tính năng này, các chủ quán có thể dễ dàng kiểm soát tài chính và dự đoán xu hướng trong tương lai.
Tích hợp các công cụ marketing
Phần mềm quản lý quán cafe không chỉ giúp vận hành mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc giữ chân và thu hút khách hàng. Các chức năng tích hợp như gửi email hoặc SMS marketing tự động giúp quán dễ dàng tiếp cận khách hàng với các chương trình khuyến mãi, cập nhật sự kiện mới, hoặc lời nhắc đặt bàn. Không cần phải dùng đến các nền tảng riêng biệt, tất cả được quản lý trong một hệ thống duy nhất, giúp việc triển khai các chiến dịch marketing hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.
3. Review 4 phần mềm quản lý quán cafe phổ biến năm 2024
3.1. SpotOn
Ưu điểm:
- Tích hợp toàn diện: SpotOn cung cấp một hệ thống quản lý hoàn chỉnh từ ghi nhận đơn hàng, quản lý kho đến tính năng thanh toán và quản lý khách hàng. Nó cũng tích hợp chặt chẽ với các công cụ marketing và CRM, giúp chủ quán dễ dàng theo dõi và tương tác với khách hàng qua email, SMS.
- Tính năng báo cáo mạnh mẽ: SpotOn cho phép tạo các báo cáo tài chính chi tiết và trực quan, giúp chủ quán đánh giá hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực.
- Hỗ trợ tốt cho khách hàng: Đội ngũ hỗ trợ của SpotOn được đánh giá cao nhờ phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Nhược điểm:
- Chi phí cao: Mức giá của SpotOn tương đối cao so với một số phần mềm khác, đặc biệt đối với các quán cafe nhỏ.
- Tính năng phức tạp: Do có nhiều tính năng nâng cao, giao diện có thể hơi phức tạp cho người mới sử dụng.
3.2. eHopper
Ưu điểm:
- Chi phí hợp lý: eHopper có mức giá phù hợp cho các quán cafe vừa và nhỏ. Phần mềm này cung cấp các tính năng cơ bản cần thiết để quản lý bán hàng, bao gồm quản lý đơn hàng, quản lý kho và thanh toán.
- Đa nền tảng: eHopper hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm Windows, Android và iPad, giúp chủ quán linh hoạt trong việc sử dụng thiết bị.
- Giao diện dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng giúp quá trình làm quen và vận hành nhanh chóng.
Nhược điểm:
- Giới hạn tính năng nâng cao: eHopper thiếu một số tính năng nâng cao như quản lý chương trình khách hàng thân thiết hay các báo cáo phân tích sâu.
- Hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ của eHopper không được đánh giá cao, đôi khi có thể mất thời gian để giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
3.3. TouchBistro
Ưu điểm:
- Tập trung vào lĩnh vực nhà hàng và cafe: TouchBistro được thiết kế đặc biệt cho các nhà hàng và quán cafe, với các tính năng như quản lý đặt chỗ, quản lý đơn hàng tại bàn, chia hóa đơn và hỗ trợ khách hàng thân thiết.
- Khả năng thanh toán mạnh mẽ: TouchBistro tích hợp nhiều phương thức thanh toán khác nhau như thẻ tín dụng, ví điện tử và Apple Pay, giúp quy trình thanh toán nhanh chóng và thuận tiện.
- Báo cáo chi tiết: Chủ quán có thể theo dõi doanh thu, lợi nhuận và hiệu suất của từng nhân viên qua các báo cáo chi tiết.
Nhược điểm:
- Chỉ hoạt động trên iOS: TouchBistro chỉ hỗ trợ trên iPad, gây hạn chế nếu chủ quán muốn sử dụng thiết bị khác.
- Chi phí khá cao: Mức giá hàng tháng và phí dịch vụ của TouchBistro tương đối cao, phù hợp hơn với các quán có quy mô trung bình và lớn.
3.4. Otter POS
Ưu điểm:
- Tập trung vào quản lý đơn hàng đa kênh: Otter POS là lựa chọn lý tưởng cho các quán cafe có nhiều kênh bán hàng (online, giao hàng và tại chỗ). Phần mềm này tích hợp dễ dàng với các nền tảng giao đồ ăn khác.
- Dễ sử dụng: Otter POS có giao diện đơn giản, dễ dàng cho nhân viên học cách sử dụng nhanh chóng.
- Giá cả phải chăng: Otter POS có mức giá cạnh tranh, phù hợp với các quán cafe nhỏ hoặc khởi nghiệp.
Nhược điểm:
- Tính năng hạn chế: Otter POS không có nhiều tính năng nâng cao như quản lý khách hàng hay báo cáo phân tích chuyên sâu.
- Hỗ trợ kỹ thuật còn hạn chế: Một số người dùng phàn nàn về việc dịch vụ hỗ trợ khách hàng của Otter không đủ nhanh và toàn diện.
Kết luận
Mỗi phần mềm đều có những ưu và nhược điểm riêng, và việc lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô quán, nhu cầu kinh doanh và ngân sách.
Liên hệ Smartlink để được tư vấn kỹ hơn để có thể lựa chọn được một phần mềm quản lý phù hợp với ngân sách, nhu cầu và mô hình quán cafe của bạn.
