Chúng ta đều biết rằng, một hệ thống POS là thứ không thể thiếu để vận hành, quản lý cửa hàng, nhà hàng,... hiệu quả. Thậm chí, nhờ có POS doanh nghiệp còn có thể thành công và phát triển tốt hơn nhờ vào việc tối các quy trình.
Vậy những tính năng bổ sung nào được kỳ vọng để POS trở thành một công cụ lý tưởng cho mọi doanh nghiệp năm 2024. Cùng Smartlink khám phá trong bài viết dưới đây.
1. Cơ sở dữ liệu hàng tồn kho - tính năng quan trọng của máy POS 2024
Để hoạt động kinh doanh được diễn ra suôn sẻ, đảm bảo hàng tồn kho là yếu tố quan trọng hàng đầu. Do vậy, doanh nghiệp cần một hệ thống POS có thể cung cấp tính năng quản lý cơ sở dữ liệu hàng tồn kho chính xác và hiệu quả.
Bằng việc nắm thông tin về cơ sở dữ liệu này, bạn dễ dàng theo dõi các các chỉ số như số lượng sản phẩm hiện có, các mặt hàng bán chạy, thời gian dự kiến cần nhập thêm hàng. Đặc biệt, số lượng tồn kho được cập nhật thông tin trong thời gian thực khi có giao dịch phát sinh.
Tính năng này vừa giúp tránh được tình trạng thiếu hàng vừa tối ưu hóa lượng hàng dự trữ, tránh lãng phí do tồn kho quá nhiều.
2. Cảnh báo hàng tồn kho thấp và đề xuất tự động đặt hàng
Để việc kinh doanh không bị gián đoạn, cửa hàng cần đảm bảo luôn sẵn sàng lượng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tính năng cảnh báo khi hàng tồn kho thấp sẽ hỗ trợ việc này.
Chủ cửa hàng có thể cài đặt số lượng an toàn tiêu chuẩn của tồn kho cho từng mã hàng. Khi lượng hàng tồn kho xuống dưới mức tiêu chuẩn, hệ thống POS sẽ đưa ra thông báo cảnh báo cho chủ/quản lý cửa hàng nắm bắt tình hình.
Đặc biệt, để tránh trường hợp dù đã cảnh báo nhưng bạn quên hoặc chậm đặt, hệ thống cũng có thể tự động đề xuất đặt hàng để không ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.
3. Máy POS 2024 nhất định phải có tính năng báo cáo sản phẩm
Không chỉ là các báo cáo về doanh thu, hàng tồn kho chung, báo cáo chi tiết về sản phẩm cũng được các chủ doanh nghiệp quan tâm.
Một báo cáo về sản phẩm thường sẽ cung cấp các thông tin về từng sản phẩm với các chỉ số như số lượng bán ra, doanh thu thu về của sản phẩm, tỷ suất lợi nhuận,...
Nhờ vào báo cáo này, bạn có thể dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời. Chẳng hạn như quyết định về điều chỉnh giá bán, thời điểm nhập hàng, hay các phương án để đẩy hàng nếu hàng đã tồn quá lâu nhằm tránh lãng phí.
4. Luân chuyển hàng tồn kho giữa các cửa hàng
Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, việc luân chuyển hàng tồn kho giữa các cửa hàng với nhau là điều thường xuyên xảy ra. Một hệ thống POS chất lượng sẽ cung cấp tính năng theo dõi giúp quá trình lưu chuyển được kiểm soát, giảm thiểu các rủi ro về mất, thất lạc hàng. Đồng thời cũng tránh được tình trạng chênh lệch quá lớn tồn kho giữa các cửa hàng.
5. Báo cáo nhân viên - tính năng quan trọng của máy POS
Dựa vào báo cáo nhân viên do hệ thống POS cung cấp, chủ doanh nghiệp có thể nắm được các thông tin chi tiết về hiệu suất làm việc của từng nhân viên, bao gồm số lượng giao dịch thực hiện, doanh số bán hàng, và các chỉ số khác.
Về phía doanh nghiệp, nhờ vào các thông tin này, chủ doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra các quyết định liên quan đến khen thưởng, đào tạo, hoặc điều chỉnh phù hợp.
Về phía nhân sự, điều này giúp tăng cường tinh thần trách nhiệm và sự cam kết của nhân viên đối với doanh nghiệp.
6. Tài khoản người dùng và các cấp độ truy cập khác nhau
Một hệ thống POS hiện đại cần hỗ trợ tính năng tài khoản người dùng với các cấp độ truy cập khác nhau, nhằm bảo mật thông tin và quản lý quyền hạn sử dụng.
Với tính năng này, bạn có thể thiết lập các tài khoản cho nhân viên với quyền hạn giới hạn, như chỉ xem và thực hiện giao dịch, trong khi chủ cửa hàng hoặc quản lý có quyền truy cập toàn bộ hệ thống, bao gồm việc chỉnh sửa giá cả, tạo báo cáo, hoặc thay đổi các thiết lập quan trọng.
Việc phân quyền truy cập giúp đảm bảo an ninh dữ liệu, tránh các rủi ro về gian lận và bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
7. Cơ sở dữ liệu khách hàng và lịch sử đơn hàng
Một hệ thống POS chất lượng không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ giao dịch mà còn giúp bạn xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng thông qua cơ sở dữ liệu khách hàng.
Thông qua việc lưu trữ thông tin cá nhân và lịch sử đơn hàng của khách hàng, bạn có thể dễ dàng theo dõi và phân tích hành vi mua sắm, từ đó đưa ra các chiến dịch marketing cá nhân hóa, tăng cường lòng trung thành của khách hàng.
8. Chia nhỏ hoặc nhiều tùy chọn thanh toán
Khách hàng ngày càng ưa chuộng sự linh hoạt trong thanh toán, và một hệ thống POS hiện đại cần hỗ trợ tính năng chia nhỏ hoặc nhiều tùy chọn thanh toán.
Điều này cho phép khách hàng tách nhiều hóa đơn, thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau trong cùng một giao dịch, ví dụ như một phần bằng tiền mặt, một phần bằng thẻ tín dụng, hoặc chia hóa đơn giữa nhiều người.
Tính năng này không chỉ tạo ra trải nghiệm thuận tiện hơn cho khách hàng mà còn giúp bạn đáp ứng nhu cầu đa dạng của họ, từ đó nâng cao mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng.
9. Quản lý nhiều cửa hàng
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý đồng bộ giữa các cửa hàng là một thách thức.
Nhờ vào hệ thống POS hiện đại, bạn quản lý tất cả các cửa hàng của mình từ một hệ thống trung tâm. Tính năng này giúp bạn dễ dàng theo dõi doanh thu, hàng tồn kho, và hiệu suất của từng chi nhánh trong thời gian thực, đồng thời tối ưu hóa quy trình luân chuyển hàng hóa và nguồn lực.
10. Tích hợp đa kênh
Với sự phát triển của thương mại điện tử, việc tích hợp đa kênh trở nên cực kỳ quan trọng. Hệ thống POS hiện đại cần tích hợp chặt chẽ với các kênh bán hàng trực tuyến, từ website, mạng xã hội đến các sàn thương mại điện tử. Điều này giúp bạn quản lý doanh thu và hàng tồn kho đồng bộ trên cả cửa hàng vật lý và trực tuyến, mang đến trải nghiệm mua sắm liền mạch cho khách hàng dù họ mua sắm ở bất kỳ kênh nào.
Kết luận
Một hệ thống POS với các tính năng thiết yếu trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả, tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Năm 2024, đầu tư vào một hệ thống POS chất lượng không chỉ là giải pháp ngắn hạn mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
