Ngày nay khi tới các nhà hàng thật không khó để thấy những chiếc máy POS được trang bị tại quầy thu ngân. Đó là kết quả của sự phát triển nhanh chóng của ngành dịch vụ nhà hàng cùng với ứng dụng công nghệ. 

Khi phát triển và kinh doanh nhà hàng, chủ nhà hàng phải đối mặt với bài toán order - thanh toán - quản lý. Đó là lý do cho sự ra đời của những công cụ phần mềm giúp chủ nhà hàng dễ dàng quản lý hơn.

Cùng Smartlink điểm danh 5 phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn được đánh giá là tốt nhất năm 2024 trong bài viết dưới đây!

1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

Phần mềm quản lý nhà hàng là công cụ được thiết kế và xây dựng để hỗ trợ kiểm soát, quản lý hoạt động và giải quyết các vấn đề kinh doanh tại các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống.

Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn thường cung cấp nhiều tính năng phù hợp với các nhu cầu như order và tính tiền, quy trình nhà bếp, quản lý kho, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, báo cáo và phân tích,...

Nhờ vào việc tận dụng sức mạnh công nghệ, kỹ thuật số mà những tính năng quản lý và kiểm soát trên hoàn toàn có thể được thực hiện từ xa.

2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn

Phần mềm quản lý nhà hàng là giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh, hợp lý hóa các quy trình làm việc. Do đó, những lợi ích nổi bật mà chúng đem lại phải kể đến:

2.1. Tối ưu chi phí, thời gian và nhân lực

Với sự hỗ trợ của phần mềm, các công việc thủ công như nhập dữ liệu, tính tiền, truyền thông tin order từ quầy order đến bếp,... đều được tự động hóa.

Điều này giúp “giải phóng” thời gian làm việc của nhân sự, nhân sự không cần phải làm thêm giờ, thậm chí có thể cắt bớt số lượng nhân sự ở một vài vị trí không cần thiết giúp giảm chi phí cho nhà hàng.

2.2. Giảm thiểu sai sót

Cho dù nhân viên có được đào tạo kỹ càng và làm việc cẩn thận đến đâu cũng khó thể tránh có những sai sót. Chẳng hạn như nhập sai thông tin order, tính tiền sai,... Và phần mềm quản lý nhà hàng sẽ hỗ trợ giải quyết những vấn đề này, đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong các thao tác và tính toán.

2.3. Tăng doanh thu và lợi nhuận

Nhờ tính chính xác trong thao tác, thời gian phục vụ nhanh khiến trải nghiệm của khách hàng đối với nhà hàng cũng trở nên tích cực và hài lòng hơn. Điều này tăng tỉ lệ khách hàng quay lại và giúp nhà hàng tăng doanh thu.

Đồng thời, với tính năng báo cáo, phân tích doanh thu với độ chính xác cao là cơ sở để các nhà quản lý và chủ nhà hàng có thể đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời và hiệu quả.

3. 5 phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất 2024

3.1. Odoo

Là một thương hiệu có tiếng trong giới công nghệ quản lý, phần mềm quản lý nhà hàng Odoo được nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng ăn uống lựa chọn bởi bởi sự thuận tiện, linh hoạt, và vô cùng chính xác của phần mềm.

Odoo sở hữu tính năng nổi bật:

• Tạo đơn hàng riêng cho từng bàn, di chuyển khách từ bàn này sang bàn khác theo yêu cầu của khách và quản lý bàn dễ dàng.
• Dễ dàng gộp hoặc tách đơn hàng.
• Tạo đơn hàng mới ngay cả khi đơn cũ chưa hoàn tất.
• Kiểm tra hoạt động của nhân viên theo từng cá nhân hoặc bộ phận. Đồng thời có thể thiết lập phân quyền một cách minh bạch.
• Khả năng truy xuất và phân tích các báo cáo về kết quả kinh doanh, hiệu suất nhân viên,... theo các khoảng thời gian như ngày, tuần, tháng, quý, và năm.

Ưu điểm

• Tích hợp toàn diện: Odoo cung cấp một hệ thống tích hợp toàn diện cho quản lý nhà hàng, bao gồm các chức năng như quản lý kho, đặt hàng, quản lý nhân sự, và kế toán. Tất cả các module này có thể được kết nối và quản lý từ một nền tảng duy nhất.
• Khả năng tùy chỉnh cao: Odoo rất linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh cao. Người dùng có thể điều chỉnh các tính năng của phần mềm để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhà hàng.
• Dễ sử dụng: Giao diện của Odoo thân thiện với người dùng, giúp dễ dàng quản lý các hoạt động hàng ngày của nhà hàng mà không cần phải có kỹ năng công nghệ cao.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa tiền tệ: Odoo hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và tiền tệ khác nhau, rất hữu ích cho các nhà hàng quốc tế hoặc những nơi có nhiều du khách.
• Tính năng báo cáo mạnh mẽ: Odoo cung cấp các công cụ báo cáo mạnh mẽ, giúp nhà hàng dễ dàng theo dõi hiệu suất, quản lý chi phí, và tối ưu hóa hoạt động.

Nhược điểm

• Khó khăn trong việc triển khai: Việc cài đặt và triển khai Odoo có thể phức tạp đối với các nhà hàng nhỏ lẻ hoặc thiếu nguồn lực công nghệ. Đôi khi cần sự hỗ trợ từ chuyên gia hoặc nhà cung cấp dịch vụ để triển khai hiệu quả.
• Hệ thống phức tạp: Vì Odoo có rất nhiều module và tính năng, việc học cách sử dụng tất cả các tính năng có thể mất thời gian và gây khó khăn cho nhân viên nếu không được đào tạo kỹ lưỡng.

3.2. PosApp

Nhờ vào khả năng đồng bộ dữ liệu, hỗ trợ linh hoạt đa tính năng, PosApp dần trở thành một trong những phần mềm quản lý bán hàng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng.

Các tính năng nổi bật của PosApp

• Quản lý bán hàng đa kênh: Tích hợp bán hàng trực tiếp và online, đồng bộ hóa đơn từ nhiều kênh, giúp quản lý dễ dàng và không bỏ sót đơn hàng.
• Quản lý kho hiệu quả: Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo khi kho thấp, và quản lý nhập xuất kho chi tiết để tối ưu hóa chi phí.
• Quản lý nhân viên: Quản lý ca làm việc, phân quyền sử dụng, và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chi tiết.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý chương trình khách hàng thân thiết, và gửi thông báo khuyến mãi qua SMS hoặc email.
• Tính năng báo cáo và thống kê: Cung cấp báo cáo doanh thu chi tiết, phân tích doanh số theo sản phẩm, và theo dõi chi phí để tối ưu hóa lợi nhuận.

Ưu điểm

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: PosApp được thiết kế với giao diện trực quan, dễ hiểu, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt các chức năng và thao tác mà không cần đào tạo chuyên sâu.
• Dữ liệu được đồng bộ real-time, dễ quản lý, theo dõi: Hệ thống cập nhật dữ liệu ngay lập tức, cho phép nhà quản lý theo dõi tình trạng kinh doanh, tồn kho và các hoạt động khác một cách chính xác và kịp thời, dù đang ở bất kỳ đâu.

Nhược điểm

PosApp tích hợp nhiều tính năng và nghiệp vụ chi tiết. Với sự tích hợp sâu rộng, PosApp có thể trở nên phức tạp đối với người dùng mới, yêu cầu thời gian để tìm hiểu và làm quen, đồng thời có thể cần sự hỗ trợ hướng dẫn chi tiết để sử dụng hiệu quả.

3.3. Square POS

Được nghiên cứu và phát triển bởi Square, Inc., một công ty công nghệ tài chính tại San Francisco, California. Square, Inc. nổi tiếng với các giải pháp quản lý với những tính năng mạnh mẽ. Square POS dần trở thành công cụ đắc lực cho doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất và dịch vụ.

Square POS đem lại những tính năng hữu ích:

• Đa dạng hình thức thanh toán: Square POS hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như thẻ tín dụng, ví điện tử, và thanh toán không tiếp xúc (contactless), giúp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng và tăng cường trải nghiệm thanh toán.
• Quản lý toàn diện kho vận - nhân viên - khách hàng: Hệ thống giúp theo dõi tồn kho, quản lý ca làm việc và hiệu suất của nhân viên, cùng với việc lưu trữ và phân tích dữ liệu khách hàng để tối ưu hóa vận hành và tăng cường mối quan hệ khách hàng.
• Báo cáo bán hàng: Square POS cung cấp báo cáo bán hàng chi tiết, theo dõi doanh thu theo ngày, tuần, tháng, và cho phép phân tích xu hướng kinh doanh, giúp nhà hàng đưa ra quyết định chiến lược chính xác.

Ưu điểm

• Tối ưu hóa quy trình hoạt động mạnh mẽ: Square POS giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng, quản lý kho hiệu quả, và tự động hóa các tác vụ như thanh toán và tạo báo cáo.
• Tích hợp hệ sinh thái Square: Hệ thống đồng bộ với các dịch vụ khác của Square như thanh toán, marketing, và quản lý nhân viên, tạo nên một giải pháp toàn diện.
• Khả năng kết nối, mở rộng quy mô linh hoạt: Square POS dễ dàng kết nối với nhiều thiết bị và ứng dụng, cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô và tùy chỉnh theo nhu cầu.

Nhược điểm

• Không phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn: Square POS có thể gặp khó khăn trong việc xử lý số lượng lớn giao dịch đồng thời, gây ra sự chậm trễ trong quá trình bán hàng.
• Tính năng báo cáo hạn chế trong gói miễn phí: Gói miễn phí của Square POS cung cấp các báo cáo cơ bản, để chi tiết hơn doanh nghiệp bắt buộc phải nâng cấp lên gói cao hơn.

3.4. Toast POS

Toast là phần mềm quản lý nhà hàng được thiết kế đặc biệt cho các nhà hàng và quán ăn, đáp ứng nhu cầu của ngành dịch vụ ăn uống. Với khả năng tùy chỉnh cao, Toast là một giải pháp POS tối ưu và linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình nhà hàng, từ quán ăn nhỏ đến nhà hàng lớn. Tính năng quản lý mạnh mẽ của Toast giúp nhà hàng tối ưu hóa quy trình phục vụ và quản lý doanh thu một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật của Toast

• Quản lý không gian làm việc: Hệ thống cho phép quản lý không gian làm việc hiệu quả, bao gồm việc phân bổ bàn, theo dõi tình trạng bàn, và điều chỉnh sơ đồ bàn theo nhu cầu thực tế.
• Truy cập ngoại tuyến: Toast hỗ trợ hoạt động ngoại tuyến, cho phép nhân viên tiếp tục xử lý đơn hàng và thanh toán ngay cả khi kết nối internet bị gián đoạn, đảm bảo quy trình phục vụ không bị ảnh hưởng.
• Báo cáo và phân tích: Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu về doanh thu, hiệu suất nhân viên, và xu hướng khách hàng, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác.

Ưu điểm

• Tính linh hoạt cao: Toast cung cấp khả năng tùy chỉnh và tích hợp linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình nhà hàng và quán ăn khác nhau, từ quán cà phê nhỏ đến nhà hàng lớn.
• Công nghệ tiên tiến: Toast sử dụng công nghệ hiện đại để cung cấp giải pháp POS mạnh mẽ và đáng tin cậy, với giao diện người dùng thân thiện và các tính năng tích hợp thông minh.

Nhược điểm

• Hạn chế trong quản lý tồn kho: Toast có thể gặp khó khăn trong việc quản lý tồn kho chi tiết, thiếu các tính năng nâng cao để theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.
• Giá cao: Chi phí sử dụng Toast có thể cao hơn so với một số giải pháp POS khác, đặc biệt đối với các gói dịch vụ và tính năng bổ sung.

3.5. Lightspeed

Lightspeed là phần mềm quản lý nhà hàng được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ ăn uống vận hành một cách hiệu quả và trơn tru. Phần mềm này cung cấp giải pháp toàn diện, từ quản lý hoạt động hàng ngày đến việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Với sự linh hoạt và khả năng mở rộng, Lightspeed phù hợp cho nhiều loại hình nhà hàng khác nhau, từ quán ăn nhỏ đến chuỗi nhà hàng lớn.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn Lightspeed:

• Quản lý bàn thông minh: Lightspeed cung cấp công cụ quản lý bàn linh hoạt, giúp điều phối chỗ ngồi và theo dõi tình trạng bàn một cách hiệu quả.
• Tích hợp hệ thống thanh toán đa dạng: Lightspeed hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau, từ thẻ tín dụng, ví điện tử đến thanh toán không tiếp xúc, mang lại sự tiện lợi cho khách hàng.
• Quản lý kho chính xác: Hệ thống theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo khi hàng hóa sắp hết và tự động cập nhật khi có giao dịch.
• Báo cáo và phân tích nâng cao: Lightspeed cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí, và hiệu suất nhân viên, giúp đưa ra quyết định kinh doanh thông minh.
• Hỗ trợ hoạt động ngoại tuyến: Đảm bảo rằng việc bán hàng không bị gián đoạn.

Ưu điểm:

• Tính linh hoạt cao: Lightspeed phù hợp với nhiều loại hình nhà hàng, từ quán ăn nhỏ đến nhà hàng cao cấp, nhờ khả năng tùy chỉnh và tích hợp linh hoạt.
• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Hệ thống được thiết kế với giao diện trực quan, dễ học và sử dụng, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và thao tác hiệu quả.

Nhược điểm:

• Giá cao: Lightspeed có chi phí sử dụng cao hơn so với một số phần mềm quản lý nhà hàng khác, đặc biệt với các tính năng nâng cao và gói dịch vụ mở rộng.
• Phụ thuộc vào kết nối internet: Dù hỗ trợ hoạt động ngoại tuyến, nhưng một số tính năng của Lightspeed yêu cầu kết nối internet liên tục để hoạt động hiệu quả, gây khó khăn nếu gặp vấn đề về mạng.
• Phức tạp trong tùy chỉnh ban đầu: Quá trình cài đặt và tùy chỉnh ban đầu có thể phức tạp và tốn thời gian đối với người dùng mới, đòi hỏi sự hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật của Lightspeed.

4. Tiêu chí để đánh giá và lựa chọn phần mềm quản lý cho nhà hàng, quán ăn tốt

Khi lựa chọn phần mềm quản lý cho nhà hàng, quán ăn, việc đánh giá và chọn ra giải pháp phù hợp là một bước quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và hiệu quả. Một phần mềm quản lý tốt không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, mà còn hỗ trợ nhà hàng nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí. Để tìm được giải pháp hoàn hảo, cần xem xét một số tiêu chí quan trọng, giúp bạn đánh giá toàn diện và đưa ra quyết định chính xác.

Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng để đánh giá và lựa chọn phần mềm quản lý cho nhà hàng, quán ăn:

4.1. Tính dễ sử dụng

Phần mềm nên có giao diện thân thiện, dễ hiểu và dễ thao tác, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả mà không cần đào tạo quá nhiều.

4.2. Khả năng tùy chỉnh

Phần mềm cần linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với mô hình kinh doanh và quy trình vận hành cụ thể của nhà hàng, quán ăn.

4.3. Tính ổn định và tin cậy

Phần mềm cần hoạt động mượt mà, không bị gián đoạn hay lỗi thường xuyên, đặc biệt là trong giờ cao điểm.

4.4. Khả năng tích hợp

Khả năng tích hợp với các thiết bị phần cứng (máy in hóa đơn, máy quẹt thẻ) và các ứng dụng phần mềm khác (kế toán, CRM) là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự đồng bộ trong quy trình hoạt động.

4.5. Báo cáo và phân tích

Phần mềm nên cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu chi tiết, giúp nhà quản lý nắm bắt hiệu suất kinh doanh, theo dõi doanh thu, và đưa ra các quyết định chiến lược.

4.6. Hỗ trợ khách hàng

Đội ngũ hỗ trợ khách hàng phải sẵn sàng giải đáp và xử lý các vấn đề kỹ thuật kịp thời, đảm bảo hoạt động của nhà hàng không bị gián đoạn.

4.7. Giá cả và chi phí

Chi phí sử dụng phần mềm cần hợp lý và phù hợp với ngân sách của nhà hàng. Cần xem xét cả chi phí ban đầu và các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng, như phí bảo trì hoặc nâng cấp.

4.8. Khả năng mở rộng

Phần mềm nên hỗ trợ việc mở rộng quy mô kinh doanh, như thêm chi nhánh mới hoặc tích hợp các dịch vụ bổ sung, mà không gặp nhiều trở ngại.

4.9. Bảo mật

Phần mềm phải đảm bảo tính bảo mật cao, bảo vệ thông tin khách hàng và dữ liệu kinh doanh khỏi các mối đe dọa bảo mật.

4.10. Khả năng hoạt động ngoại tuyến

Phần mềm nên hỗ trợ chức năng ngoại tuyến để đảm bảo hoạt động liên tục của nhà hàng ngay cả khi kết nối internet bị gián đoạn.

Kết luận

Trên đây là review về 5 phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn tốt nhất năm 2024, mỗi phần mềm đều có những điểm mạnh và phù hợp với nhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp.
Khi lựa chọn, bạn nên xem xét kỹ lưỡng các tiêu chí như tính dễ sử dụng, khả năng tùy chỉnh, và chi phí để đảm bảo chọn được giải pháp tối ưu cho nhà hàng của mình.