Cùng với sự phát triển của ngành công nghiệp bán lẻ, sự xuất hiện của máy POS bán hàng ngày càng trở nên phổ biến khi ngày nay có thể bắt gặp chúng ở trong hầu hết những cửa hiệu, nhà hàng,...
Vậy máy POS là gì? Tại sao nói chúng là trợ lý bán hàng đắc lực trong mọi cửa hàng, mọi ngành nghề. Cùng Smartlink tìm hiểu nhé!
1. Hiểu đúng về máy POS?
1.1. Máy POS bán hàng là gì?
Xuất hiện từ những năm 1870, POS (viết tắt của Point of Sale) được hiểu đơn giản là “điểm bán hàng”. Vào năm 1879, James Ritty phát minh ra chiếc máy có thể ghi lại số lần bán hàng và đặt tên là POS. Từ đó đến nay, cùng với sự phát triển của công nghệ, máy POS đã trải qua một chặng đường dài phát triển, từ máy tính tiền cơ bản đến hệ thống quản lý bán hàng hiện đại như chúng ta được thấy như hiện nay.
Có thể hiểu, máy POS là một thiết bị phần cứng, thường được đặt tại quầy thanh toán để hỗ trợ các giao dịch bán hàng. Chức năng chính của máy POS bán hàng hỗ trợ các nghiệp vụ bán hàng như order, tính tiền, thanh toán, in hóa đơn,…
Nếu việc ghi nhớ và ghi chép dữ liệu bán hàng bằng cách thủ công truyền thống dễ gây ra sai sót, máy POS sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Bằng việc thực hiện quá trình lưu trữ và tính toán nhanh, chính xác cũng giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tuy nhiên, khi tìm hiểu máy POS, chúng ta cần phân biệt giữa máy POS và hệ thống POS để tránh nhầm lẫn.
1.2. Phân biệt máy POS và hệ thống POS
Trong khi máy POS là thiết bị cứng xuất hiện ở quầy thanh toán giúp hỗ trợ cho người bán trong nghiệp vụ bán hàng thì hệ thống POS là một giải pháp quản lý bán hàng hoàn chỉnh bao gồm cả phần cứng (các máy POS, máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch, két đựng tiền,…) và phần mềm (thường được gọi là phần mềm bán hàng giúp ứng dụng tính toán, thống kê và quản lý bán hàng).
2. 4 dòng máy POS phổ biến?
Hiện nay trên thị trường có nhiều loại máy POS khác nhau, đáp ứng đa dạng nhu cầu tùy theo quy mô cũng cũng như ngành nghề kinh doanh. Dưới đây là một số loại phổ biến.
2.1. Máy POS bán hàng cầm tay
Đây là dòng máy POS nhỏ gọn, dễ dàng di chuyển, được tích hợp nhiều tính năng như in hóa đơn, đọc mã vạch,... Phù hợp cho các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ, vỉa hè, quán cafe, trà sữa khi không đủ điều kiện trang bị, lắp đặt các loại máy POS cồng kềnh.
2.2. Máy POS bán hàng 1 màn hình
Là loại máy được đặt cố định tại quầy thanh toán. Máy chỉ bao gồm 1 màn hình cảm ứng để thu ngân thao tác quá trình thanh toán cho khách hàng.
2.3. Máy POS bán hàng 2 màn hình
Tượng tự như máy pos 1 màn hình nhưng sẽ được trang bị thêm 1 màn hình phụ để hiển thị thông tin sản phẩm,hóa đơn thanh toán để khách hàng có thể dễ dàng theo dõi. Đây là các loại máy thường được sử dụng phổ biến trong các nhà hàng F&B và các siêu thị lớn.
2.4. Máy POS all-in-one
Thay vì phải trang bị từng máy riêng lẻ, máy POS all-in-one được tích hợp máy tính tiền, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và màn hình cảm ứng tinh gọn trong một thiết bị duy nhất. Loại máy POS này phù hợp cho các cửa hàng có không gian quầy nhỏ hẹp.
3. Tiêu chí để lựa chọn máy POS bán hàng
Có thể thấy máy POS đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ tối ưu hoạt động kinh doanh, bán hàng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tối ưu hóa nhất thì cần lựa chọn được loại máy phù hợp.
Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn máy POS bạn đọc có thể lưu ý để lựa chọn được loại máy POS thích hợp cho doanh nghiệp của mình.
3.1. Nhu cầu sử dụng:
Việc xác định nhu cầu sử dụng để lựa chọn loại máy POS có thể dựa vào các yếu tố như:
- Số lượng giao dịch mỗi ngày: Nếu doanh nghiệp hoặc cửa hàng có lượng giao dịch lớn thì cần chọn máy có cấu hình mạnh mẽ, xử lý nhanh chóng.
- Loại hình thanh toán: Đâu là hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, ví điện tử...) mà doanh nghiệp ưu tiên/thường sử dụng? Đây cũng là yếu tố ảnh hưởng tới quyết định lựa chọn máy POS.
- Quy mô kinh doanh: Để tránh việc lãng phí khi trang bị máy POS dư thừa tính năng chưa cần sử dụng đến hoặc không có hiệu quả do máy thiếu tính năng, cấu hình máy yếu, doanh nghiệp cần cân nhắc quy mô kinh doanh của mình để lựa chọn máy POS có tính năng phù hợp.
3.2. Phần mềm quản lý bán hàng:
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, máy POS thường cần đi kèm phần mềm quản lý bán hàng (hệ thống POS hoàn chỉnh) có đầy đủ tính năng, ứng dụng nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Một số tính năng quan trọng cần có như:
- Quản lý bán hàng: Tính toán doanh thu, lợi nhuận, theo dõi sản phẩm bán chạy, khách hàng tiềm năng,...
- Quản lý kho hàng: Theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho, nhập kho, xuất kho,...
- Quản lý nhân viên: Theo dõi doanh số bán hàng của từng nhân viên, chấm công, quản lý ca làm việc,...
- Báo cáo thống kê: Cung cấp các báo cáo thống kê chi tiết về hoạt động bán hàng, kho hàng, nhân viên,...
Ngoài ra cũng cần cân nhắc tới yếu tố giao diện để dễ dàng trong tương tác và tương thích với hệ điều hành của máy POS.
3.3. Thương hiệu, giá cả và bảo hành
Sử dụng máy POS là một khoản đầu tư có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả quy trình bán hàng. Do đó nên chọn máy POS của các thương hiệu uy tín trên thị trường để đảm bảo chất lượng và dịch vụ bảo hành tốt.
Đặc biệt bạn nên hỏi kỹ về thời gian bảo hành, phạm vi bảo hành và quy trình bảo hành trước khi mua máy để tránh những trường hợp đáng tiếc sau này.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của những người đã sử dụng và so sánh giá của những nhà cung cấp khác nhau để có thêm thông tin trước khi ra quyết định mua.
Hy vọng bài viết giúp bạn có thêm thông tin về máy POS, có thể lựa chọn được máy POS bán hàng phù hợp với nhu cầu của mình.
Nếu bạn quan tâm tới giải pháp Smart POS của SmartLink, có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline +770-897-6789 hoặc email support@smartlinksusa.com để được tư vấn.
